Hieruit mag blijken dat M3V een warm voorstander is om steeds weer te onderzoeken of een andere weg dan het traditionele bouwproces mogelijk is. Niet als doel op zich, maar om meerwaarde te realiseren voor de opdrachtgever.

Ons motto daarbij is 'ontzorgen':

"Zorg, langs een voor de opdrachtgever zo eenvoudig mogelijke weg, voor een optimaal gebruik en profijt van de kennis en kunde uit de markt door deze op maat uit te dagen met eigen slimme oplossingen te komen die functioneel, ruimtelijk technisch en financieel beter zijn dan de opdrachtgever zelf had kunnen bedenken."

KEUZE CONTRACTVORMEN

Het gaat in onze visie dus om meer dan optimalisatie van de technische en financiële kwaliteit van het project. Dat vertalen wij terug in onze visie op het aanbestedingsproces, de organisatie daarvan en de opzet van de outputspecificaties. Maar wij zijn ook, vanuit onze ruime ervaring met bouwprocessen, kritisch als het gaat om de keuze voor een contract- en aanbestedingsvorm. Vaak wordt in het afwegingsproces vooral de focus gelegd op een rationele (technische en financiële) benadering, met het opstellen van de (technische) voor- en nadelen in combinatie met het uitvoeren van een PPC. In onze visie zijn niet-rationele aspecten ook belangrijk bij de afweging welke contract- en aanbestedingsvorm men kiest. Deze niet-rationele aspecten hebben betrekking op:

• De gewenste invloed van de opdrachtgever tijdens het project/proces en op het eindresultaat daarvan. Beter gezegd: diens beïnvloedingsmogelijkheden in de diverse fasen van het proces vanaf initiatief tot en met gebruik.
• De doorlooptijd vanaf initiatief tot en met contract en niet in het minst de daarbij horende mogelijkheden om wel of niet tussentijdse resultaten aan bewoners en gebruikers te kunnen laten zien.
• De verdeling van de risico’s en hoe daarmee door (juist ook de opdrachtgevende) partijen om kan worden gegaan.
• De beschikbaarheid van c.q. beslag op capaciteit en deskundigheid binnen de (gemeentelijke) organisatie en de beoogde partners.
• De complexiteit van de aanbesteding versus projectomvang, ofwel: de verhouding tussen de met de aanbesteding gepaard gaande inspanning en daarvoor benodigde transactiekosten versus de projectomvang.

Een laatste punt bij keuze contractvorm is de belangrijke vraag, die naar onze mening vaak vooraf wordt vergeten (of impliciet bij voorbaat positief wordt beantwoord): is er voor een project als dit voldoende markt van aanbieders die kunnen en zullen gaan bieden op een DB, DBM of DB(F)MO contract? Een belangrijke factor daarbij is de hoogte van de door de aanbieders te maken kosten (transactiekosten) om tot een succesvolle aanbieding en contract te kunnen komen, versus de kans per aanbieder om dit contract te kunnen winnen. Het bewerkstelligen van een zo groot mogelijke markt van potentiële aanbieders vertaalt zich wederom terug in onze visie op het aanbestedingsproces, de organisatie daarvan en de opzet van de outputspecificaties.

EFFECTIEF INNOVATIEF AANBESTEDEN

Het doel van de aanbestedingsprocedure is te komen tot een selectie van de opdrachtgever en zijn project beste partner(s). Bij een innovatieve aanbestedingen moet het resultaat voldoen aan onder andere de volgende twee hoofddoelstellingen:

1. Integratie van de D-, de B- en de M-fase naar één contractpartij. Die kan/moet daarmee zorgen voor (opsomming uiteraard niet limitatief):
   
   • naadloze interfaces tussen deze fasen waardoor ontwerp- en bouwfouten worden voorkomen;
   • een sneller en soepeler lopend ontwerp- en realisatieproces;
   • kostenoptimalisatie door proactief vanuit levenscyclus redeneringen te werken
2. Gebruik maken en dus profiteren van de kennis uit de markt door niet zelf oplossingen aan te dragen voor de beoogde prestaties, maar de markt maximaal uit te dagen met eigen slimme oplossingen te komen die functioneel, technisch en financieel beter zijn dan de opdrachtgever zelf had kunnen bedenken.

Door de vraag op een goede wijze in de markt te zetten, bewerkstellig je hoofddoelstelling 1. Met betrekking tot hoofddoelstelling 2 leert de ervaring met eerdere aanbestedingsprocessen dat de meeste opdrachtgevers uiteindelijk toch zoveel mogelijk grip en zicht willen houden op wat nu precies door de aanbieder geleverd moet worden. Onzekerheid, of beter gezegd: ‘los laten’, wordt al gauw bewust of onbewust vertaald naar mogelijkheden voor de aanbieder om zijn projectopbrengst te optimaliseren ten koste van de kwaliteit van het resultaat. Het ‘niet los laten’ vertaalt zich echter weer in uitgebreide en gedetailleerde outputspecificaties en idem alles omvattende aan de aanbieder op te leggen concept contractdocumenten. Dit heeft veelal hoge transactiekosten voor en verminderde interesse van de marktpartijen als gevolg.

Dit kan opgelost worden door een aanbesteding op te zetten waarbij aanbieders hun oplossingen slechts op hoofdlijnen hoeven aan te bieden, maar ze wel verplicht zijn om na selectie deze binnen de vastgelegde (ook financiële) kaders in nauwe interactie met de opdrachtgever en de gebruikers uit te werken (conform zoals wij dit in Lichtenvoorde en Veenendaal hebben opgezet: zie de referenties).

Zowel de mate en diepgang van uitwerking van de plannen die de aanbieders gevraagd wordt te leveren in de aanbestedingsprocedure, als het geven van keuzevrijheid voor extra opties in de aanbesteding, zijn namelijk bepalend voor de hoeveelheid werk en kosten die de aanbieders moeten maken om in aanmerking te kunnen komen voor een contract. Het beperken van die mate en diepgang beperkt niet alleen de transactiekosten, maar creëert gelijktijdig ook de ruimte om na selectie in nauwe samenwerking tussen opdrachtgever en aanbieder de plannen verder uit te gaan werken.

Vervolgens dient aandacht te worden besteed aan hoe je een aanbesteding tot stand brengt waarin partijen vooral vanuit vertrouwen met elkaar en met de opdrachtgever gaan samenwerken, in plaats van in de traditionele reflex schieten van een proces van wantrouwen en (vanuit de aanbieder) alleen kosten- en winstoptimalisatie. Dat laatste gebeurt veelal bij een combinatie van één of meer van de volgende factoren:

• het bieden van te weinig vrijheden;
• het teveel opleggen van eigen oplossingen;
• het over de schutting gooien van risico’s waarop een aanbieder zelf echter weinig kan sturen;
• een (negatieve) mismatch tussen scope van het project en het beschikbare budget (vragen om onoplosbare problemen op te lossen).

De essenties voor de opzet en organisatie van een goed aanbestedingsproces zijn dan ook:

1. Vraagzijde:
   Laat je verrassen door het DBM-aanbod uit de markt en focus op het formuleren van prestaties en het beoordelingsvermogen van daarop gebaseerde aangeboden oplossingen (verantwoordelijkheid technisch team).
2. Aanbodzijde:
   Spreek volledig aan op de uitvoering en het oplossingsvermogen om prestaties binnen de beschikbare budgetten om te zetten in een functioneel, ruimtelijk en technisch ontwerp en de uitvoering en het onderhoud daarvan (verantwoordelijkheid juridisch team).
3. Budget:
   Stel vooraf een financieel sluitende businesscase op voor en op maat van het project, zodat je weet dat je een reële vraag stelt aan de markt (verantwoordelijkheid financieel team

OPSTELLEN VAN OUTPUTSPECIFICATIE

Het mag duidelijk zijn dat het zaak is om vanuit de gestelde kaders:

1. die vraagaspecten te identificeren waar de aanbieder maximale ontwerpvrijheid geboden kan worden, en;
2. die vraagaspecten te benoemen waarvoor de opdrachtgever eigen mogelijke oplossingen of beoogde richtingen wil voorschrijven.

Vervolgens gaat het erom het proces testuren op specificatie van te leveren prestaties op genoemde terreinen in plaats van normeringen en detaileisen te benoemen. Dit vergt niet zozeer een visie op outputspecificaties, als wel ervaring daarmee. Met name het goed vertalen van voor iedereen bekende eisen en daarbij passende oplossingen, waar het overleg zich naar mijn ervaring vaak op richt, naar een hoger abstracter niveau van te leveren prestaties is een vereiste. M3V heeft bewezen dat goed te beheersen.

ERVARING M3V (REFERENTIEPROJECTEN)

1. Sportcomplex te Lichtenvoorde (DBMO)

2. Multifunctioneel centrum Brunssum (outputspecificatie)

3. Veenendaal (innovatieve aanbestedingvolgens het LBC)

4. Algemeen Montaigne Lyceum te Ypenburg (outputspecificatie DBFMO)